இமெயிலை மேம்படுத்திக்கொள்ள ஐந்து வழிகள்!

ஃபேஸ்புக், வாட்ஸ் ஆப், ட்விட்டர் என வந்துவிட்டாலும், இமெயிலின் முக்கியத்துவம் இன்னமும் குறைந்துவிடவில்லை. தனிப்பட்ட பயன்பாட்டிற்கும், அலுவலகத் தொடர்புக்கும் பெரும்பாலானோர் இமெயிலைப் பயன்படுத்துவது தவிர்க்க இயலாததாக இருக்கிறது. நல்ல வேளையாக இமெயில்களைச் சிறந்த முறையில் நிர்வகிக்க உதவும் சேவைகளும் அநேகம் இருக்கின்றன. அந்த வகையில், இமெயில் பயன்பாட்டை மேம்படுத்திக்கொள்ள உதவும் அருமையான சேவைகள் சில:

உடனடி மெயில் வாசகங்கள்

இமெயிலில் அதிக நேரம் செலவிடுபவர்கள் ‘கேன்ட் இமெயில்ஸ்’ (http://www.cannedemails.com/#) இணையதளத்தைக் குறித்து வைத்துக்கொள்ள வேண்டும். இதன் மூலம் இமெயிலுக்காகத் தேவையில்லாமல் அதிக நேரம் செலவிடுவதைத் தவிர்க்கலாம். எப்படி? எப்போதெல்லாம் வழக்கமான பதில்களை இமெயிலில் அனுப்ப நேருகிறதோ அப்போது இந்தத் தளத்தைப் பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம். அதாவது, இதில் உள்ள வாசகங்களை அப்படியே நகலெடுத்துப் பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம்.

இமெயில்களை அனுப்பும்போது மெயிலின் உள்ளடக்கம் சரியாக இருக்க வேண்டும். அதை வெளிப்படுத்தும் வகையில் வார்த்தைகள் கச்சிதமாக அமைந்திருக்க வேண்டும். எனவே இதற்காக நேரம் ஒதுக்கித் தனிக் கவனம் செலுத்தியாக வேண்டும். ஆனால் எல்லா நேரங்களிலும் இப்படிச் செய்ய வேண்டும் என்றில்லை. சில நேரங்களில் மிகவும் சம்பிரதாயமான பதிலை அனுப்பினால் போதும். இன்னும் சில நேரங்களில் வழக்கமான வாசகங்களை டைப் செய்தால் போதும். இதுபோன்ற நேரங்களில் ஒரே விதமான மெயிலை மீண்டும் டைப் செய்வது நேரத்தை வீணாக்கும் என்பதோடு, அலுப்பாகவும் அமையும்.

இந்தப் பிரச்சினைக்கான அழகான தீர்வாகத்தான் ‘கேன்ட் மெயில்' அமைகிறது. வழக்கமாக எதிர்கொள்ளக்கூடிய தருணங்களுக்கான மெயில் வாசகங்கள் இந்தத் தளத்தில் கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. ஒரு பிரச்சினைக்காக மன்னிப்பு கோருவது, சேவையை ரத்து செய்து பணம் திரும்பக் கோருவது, முந்தைய மெயிலுக்கு நினைவூட்டல் அனுப்புவது, மன்னிக்கவும், விருப்பமில்லை எனச் சொல்வது என வரிசையாகப் பல தருணங்களுக்கான ரெடிமேட் மெயில் வாசகங்களை இந்தத் தளத்தில் பார்க்கலாம். எது தேவை எனத் தேர்வு செய்து பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம். அப்படியே பயன்படுத்திக்கொள்ளலாம், அல்லது ஒரு சில வார்த்தைகளை மட்டும் தேவைக்கேற்ப மாற்றிக்கொள்ளலாம். ஆங்கிலத்தில் அமைந்திருப்பது மட்டுமே இதன் குறை!

இமெயில் வடிவங்கள்

கேன்ட் மெயில் தளம் போலவே, ‘கான்டாக்சுவலி டெம்பிளேட்ஸ்’ தளமும் (http://templates.contactually.com/) பொருத்தமான இமெயில் உள்ளடக்கத்தைத் தேர்வு செய்வதற்கான தளம். என்றாலும் அதைவிட மேம்பட்ட சேவை இது. சூழ்நிலைக்கு ஏற்ற மெயில்களை இதில் நாமாக உருவாக்கிக் கொள்ளலாம். இதற்கென சிறிய விண்ணப்பப் படிவம் முகப்புப் பக்கத்தில் கொடுக்கப்பட்டுள்ளது. அதில், இமெயில் அனுப்புவது யாருக்கு, அதன் நோக்கம் என்ன எனும் கேள்விகளுக்கான பதில்களைத் தேர்வு செய்தால் போதும். அதற்கேற்ற பொருத்தமான மெயில் மாதிரியை உருவாக்கித்தருகிறது.

இணையதளமாகும் இமெயில்

உங்கள் இமெயிலை ஒரு இணையதளப் பக்கமாக மாற்றிக்கொள்ள வழி செய்கிறது ‘திஸ் இமெயில்' (http://www.thisemail.xyz/) இணையதளம். உங்களுக்கு வரும் இமெயில்களில் சிலவற்றை நண்பர்களுடன் பகிர்ந்துகொள்ளலாம் என்று தோன்றும்போது, இந்தச் சேவை கைகொடுக்கும்.

‘மெயிலைப் பகிர்ந்துகொள்ள எளிய வழி அதை அப்படியே ஃபார்வேர்ட் செய்வதுதானே' என நீங்கள் நினைக்கலாம். ஆனால் இப்படிச் செய்வதன் மூலம் உங்கள் இமெயில் முகவரியைப் பகிர்ந்துகொள்ள வேண்டும். மேலும் பலருக்கு அனுப்ப விரும்பினால் சிக்கல்தான். இதுபோன்ற சூழ்நிலையில், நீங்கள் பகிர விரும்பும் மெயிலை இந்தத் தளத்துக்கு ஃபார்வேர்ட் செய்தால், அந்த மெயிலை ஒரு இணையப் பக்கமாக மாற்றி, அதற்கென ஒரு இணைய முகவரியையும் உருவாக்கித்தருகிறது. இந்த இணைய முகவரியை மட்டும் நண்பர்களுடன் பகிர்ந்துகொண்டால் போதும். உறுப்பினராகப் பதிவு செய்துகொள்ளாமலேயே எளிதாகப் பயன்படுத்தக்கூடிய சேவை இது!

இமெயில் பாதுகாப்பு

ஃபேஸ்புக், ட்விட்டர் உள்ளிட்ட சமூக வலைத்தளச் சேவைகளில் இமெயில் முகவரியைப் பகிர்ந்துகொள்ளும் தேவை ஏற்படும்போது நேரடியாக முகவரியை டைப் செய்யாமல் ‘ஸ்கிரிம்' (http://scr.im/) தளம் வழியே அதைச் செய்வது நல்லது. ஏனெனில் இணையத்தில் பொதுவெளியில் பகிர்ந்துகொள்ளுப்படும் இமெயில் முகவரிகளை அறுவடை செய்வதற்கு என்றே விளம்பர நிறுவனங்கள் ‘பாட்'களை உருவாக்கி வைத்திருக்கின்றன.

சமூக ஊடகங்களில் மெயில் முகவரிகளை வெளியிடும்போது இந்த பாட்கள் அவற்றை ஸ்கேன் செய்து சேகரிக்கின்றன. இதனால் ‘ஸ்பேம்' மெயில் தொல்லை அதிகமாகலாம். இதிலிருந்து பாதுகாப்பு அளிக்கும் வகையில் ஸ்கிரிம், இமெயில் முகவரியை பாட்கள் ஸ்கேன் செய்ய முடியாத வகையில் பாதுகாப்பாக மாற்றித்தருகிறது.

இமெயில் சுருக்கம்

‘ஃபைவ் சென்டன்சஸ்' ( >http://five.sentenc.es/) தளம் இமெயில் பயன்பாட்டில் நேரடியாக உதவக்கூடிய சேவை இல்லை. ஆனால் இமெயில் பயன்பாட்டில் நினைவுகொள்ள வேண்டிய முக்கியமான அறிவுரையை இந்தத் தளம் வழங்குகிறது. இமெயிலுக்கு என அதிக நேரம் செலவிடுவதைத் தவிர்க்கும் வகையில், ஐந்து வரிகளில் எல்லா மெயில்களையும் முடித்துக்கொள்ள‌வும் என்பதுதான் அந்த ஆலோசனை.

இமெயிலை அனுப்பவும், பதில் அளிக்கவும் அதிக நேரம் செலவிட வேண்டியிருப்பது பிரச்சினை எனக் குறிப்பிடும் இந்தத் தளம் இதற்கான தீர்வு, குறுஞ்செய்திகள் போல இமெயில் பதில்களுக்கும் ஒரு வரம்பு தேவை என வலியுறுத்துகிறது. இதற்காக, எல்லா மெயில்களுக்கும் ஐந்து வரிகள் அல்லது அதற்குக் குறைவாகப் பதில் அளிக்க வேண்டும் எனும் கொள்கையைக் கடைப்பிடிக்கவும் வலியுறுத்துகிறது. இமெயில் பயன்பாடு பற்றி யோசிக்க வைக்கக் கூடிய சுவாரசியமான இணையதளம்.