தொழில் ரகசியம்: அவசியமிருந்தால் மட்டுமே மீட்டிங்கிற்கு செல்லவும்!

ட்டிங் என்பது மிகவும் தேவையானது, ஒன்றும் செய்யக்கூடாது என்று முடிவு செய்து விட்டால்’ என்றார் ‘ஜான் கென்னத் கால்ப்ரேய்த்’. நீங்கள் ஆபீசில் நிறைய மீட்டிங்கில் அமர்ந்திருப்பீர்கள். மணிக்கணக்காய் மீட்டிங்கில் உட்கார பொறுமையில்லாமல் சொருகும் கண்களை செங்கூத்தாக நிறுத்த முயற்சி செய்து தோற்று, சொல்ல சொல்ல கேட்காமல் கடையை மூடும் ஷட்டர் போல் சர்ர்ர்ர்ர் என்று கீழிறங்கும் இமைகளைக் கயிறு போட்டு கட்டலாமா என்று அரைத் தூக்கத்தில் யோசித்து, அடக்க முடியமல் வரும் கொட்டாவியை கையால் மூடி மறைத்து அது முடியாமல் கையிலிருக்கும் ஃபைலை கொண்டு மறைக்க முயலும் அளவிற்கு கொட்டாவி பெரியதாகி கீழ் தாடை கழுத்தை தாண்டி கணுக்கால் நோக்கி செல்ல `சம்பளம் கூட வேண்டாம், என்னை தூங்க விடுங்கடா’ என்று சமயங்களில் கதறத் தோன்றுமே. எனக்கு தெரியும். நானும் எத்தனை மீட்டிங் பார்த்திருக்கிறேன். எத்தனை கொட்டாவி விட்டிருக்கிறேன்!

இது எல்லாவற்றையும் விட கொடுமை மீட்டிங் ஒரு வழியாய் முடிந்து வெளியே வரும்போது எதற்கு இந்த மீட்டிங், என்ன எழவு பேசினோம், பாழாய் போன மீட்டிங்கினால் என்ன கிழிக்க போகிறோம் என்று புரியாமல் உடல் கலைந்து மனம் தொலைந்து திரும்புவோம் பாருங்கள், அது அக்மார்க் வயத்தெறிச்சல்!

இது போன்ற தண்ட கருமாந்திர, உப்புசப்பில்லாத, ஒன்றுக்கும் பயனில்லாத மீட்டிங்கினால் மாதம்தோறும் 31 மணி நேரம் வீணாக்குகிறோமாம். தேவையில்லாத மீட்டிங்கில் அமர்பவர்களுக்கு தரப்படும் சம்பளம் 37 பில்லியன் டாலர் என்கிறது ஒரு அமெரிக்க ஆய்வு. வெட்டி மீட்டிங்கில் தரப்படும் டீ, காபி, பிஸ்கெட் கணக்கு இதில் சேர்க்கப்படவில்லை என்பது குறிப்பிடத்தக்கது!

`மீட்டிங் சீக்கிரம் முடிந்துவிட்டது’ என்று யாராவது புகார் கூறி பார்த்திருக்கிறீர்களா? மீட்டிங்குகள் உருப்படியில்லாமல் இருக்கவேண்டும் என்று தலையெழுத்தா? இல்லை மீட்டிங்கால் ஒரு பயனும் இருக்கக்கூடாது என்று நேர்த்தி கடனா?

கம்பெனியின் மற்ற செயல்பாடுகளைப் போல் மீட்டிங் நடத்த சரியான வழிமுறையும் திட்டமும் அமைத்துக்கொண்டால் சப்பை மீட்டிங் கூட சூப்பர் டேட்டிங் போல் சுவையாய் இருக்க முடியும். அதற்கு என்ன, எப்படி, எதை செய்வது என்று இன்று பேசுவோம். இதையும் மீட்டிங் போல் பாவித்து கொட்டாவி விடாதீர்கள்!

`இதற்காக மீட்டிங், இதுதான் டாபிக், இந்த முடிவெடுக்க’ என்று திட்டம் தீட்டி மீட்டிங் நடத்துகிறீர்களா? முதல் வேளையாக அதை செய்யுங்கள். `என்ன பேசவது என்று மனதில் ஒரு ஐடியாவோடு தான் மீட்டிங் வைக்கிறேன்’ என்று இனியும் கூறாதீர்கள். 63% மீட்டிங் முன் திட்டமிடப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் ஏதும் இல்லாமல் நடத்தப்படுகின்றன என்கிறது ஒரு ஆய்வு. அதனால்தான் பாதி மீட்டீங் விழலுக்கு இடப்படும் வாட்டரிங். யோசித்துப் பாருங்கள். மீட்டிங் நடத்த நேரம் மட்டுமல்ல, ஆயிரக்கணக்கில் பணமும் செலவாகிறது. கம்பெனி செலவை கணக்குப் பார்த்து செய்கிறீர்களே, மீட்டிங்கையும் அது போல் நடத்தினால் நேரம், பணம் கொட்டாவி மிச்சமாகும்!

மீட்டிங்கிற்கு யாராவது கூப்பிட்டால் ஏதோ கல்யாணத்திற்கு அழைத்தது போல் பந்திக்கு முந்தாதீர்கள். மீட்டிங்கிற்கு நீங்கள் அவசியமா என்பதை முதலில் உறுதி செய்யுங்கள். கல்யாணத்திற்கு அழைத்தால் செல்லவும். கருமாதிக்கு அழைப்பில்லை என்றாலும் செல்லவும். மீட்டிங்கிற்கு அவசியமிருந்தால் மட்டுமே செல்லவும்!

ஒவ்வொரு மீட்டிங்கை இனிஷியேட் செய்பவர் ஒருவர். அவரே அந்த மீட்டிங்கின் தலைவராக இருத்தல் நலம். அப்பொழுது தான் மீட்டிங் பிழையில்லாமல் நடந்து பொழுதோடு முடியும். அவர் தான் மீட்டிங்கின் அஜெண்டா தயார் செய்யவேண்டும். எதற்காக மீட்டிங், எதிர்பார்க்கப்படும் விளைவு என்ன, யார் வரவேண்டும், என்ன ரிகார்ட், டேட்டா கொண்டு வரவேண்டும் போன்றவற்றை தெளிவாக்கும் பொறுப்பு இவருடையது. மீட்டிங் திட்டமிட்ட பாதையில் பயணிக்கிறதா, நேரத்தோடு நடக்கிறதா என்பதை கவனிக்கும் பொறுப்பும் அதிகாரமும் இவருடயதே. மீட்டிங் முடிந்தவுடன் சினிமா முடிந்து கிளம்புவது போல் அனைவரும் ஓட துவங்குவதற்கு முன் அடுத்த கட்ட நடவடிக்கைகள் என்னென்ன, யார் என்ன செய்யவேண்டும், அதன் காலக்கெடு என்ன போன்றவற்றை அவரே அனைவருக்கும் ஒரு முறை தெளிவாக்கவேண்டும். இதை ஆங்கிலத்தில் W.W.D.W.B.W என்பார்கள். Who will do what by when? யார், எதை, என்ன, எந்த தேதிக்குள் செய்து முடிப்பது. மீட்டிங் சிறக்க இதை மறக்காதீர்கள்.

மீட்டிங்கில் பேசுவதை குறிப்பெடுக்க ஒருவர் கண்டிப்பாக நியமிக்கப்படவேண்டும். இந்த குறிப்புக்கு `மினிட்ஸ்’ என்று பெயர். மீட்டிங் முடிந்து சில மணி நேரத்திற்குள் அதில் கலந்துகொண்டவர்கள் அனைவருக்கும் மினிட்ஸ் அனுப்பப்படவேண்டும்.

மீட்டிங்கில் லேட்டாய் வருவதற்கென்றே சில பிரகுருதிகள் உண்டு. தங்கள் திருமணத்திற்கே மூகூர்த்த நேரம் முடிந்து வந்தவர்கள் மீட்டிங்கிற்கு மட்டும் சரியாய் வருவார்களா என்ன. பாதி மீட்டிங்கில் நுழைந்து ‘ட்ராஃபிக்’, ‘வண்டி பஞ்சர்’, என்று அண்டப் புளுகு அவிழ்த்து விடுவார்கள். இவர்களுக்கு வசதியாக மீட்டிங்கில் அதுவரை என்ன பேசப்பட்டது என்பதை அவசியமிருந்தால் ஒழிய சொல்லாதீர்கள். நேரம் மிச்சமாகும். மீட்டிங்கிற்கு லேட்டாய் வந்தால் அபராதம் விதியுங்கள். மீட்டிங் ரூமில் உண்டியல் வைத்து எல்லார் முன்னிலையிலும் அபராதத்தை போடச் சொல்லுங்கள். அந்த பணத்தை மீட்டிங்கின் டீ, காபி, ஸ்நாக்ஸ் செலவுக்கு பயன்படுத்துங்கள். தன் பணத்தில் அனைவரும் வயிராற கொட்டிக்கொள்வதை பார்த்த வயத்தெறிச்சலில் இனி அவர் ஜென்மத்துக்கும் லேட்டாய் வரமாட்டார்!

முடிவில்லா மீட்டிங்குகளில் உட்கார பிடிக்கவில்லையா, உட்காராதீர்கள். நின்று கொண்டு மீட்டிங் நடத்துங்கள்! உட்கார்ந்து கொண்டு நடக்கும் மீட்டிங் விட நின்று கொண்டு நடக்கும் மீட்டிங் 34% சதவீதம் சீக்கிரம் முடிகிறது என்கிறார்கள் இதை ஆய்வு செய்த `மிஸ்ஸூரி பல்கலைக்கழ’ உளவியலாளர்கள். அப்படி நின்றுகொண்டு நடக்கும் மீட்டிங்கில் எடுக்கப்படும் முடிவுகள் உட்கார்ந்து பிஸ்கெட் தின்று நடக்கும் மீட்டிங்குகளில் எடுக்கும் முடிவுகளுக்கு எந்த விதத்திலும் குறையாமல் ஜோராக நடக்கிறது என்கிறார்கள். தங்கள் ஆய்வு முடிவுகளை ஆதாரங்களோடு `Journal of Applied Psychology’யில் ஆராய்ச்சி கட்டுரையாக எழுதியி ருக்கிறார்கள்.

உட்கார்ந்து பேசினால் என்ன, நின்றுகொண்டு பேசினால் என்ன என்று அசால்ட்டாக நினைக்கிறீர்களா? ஒரு சின்ன கணக்கு போடுங்கள். ஒரு கம்பெனியில் 50,000 பேர் வேலை செய்கிறார்கள் என்று வைத்துக்கொள்வோம். அந்த கம்பெனியில் உட்கார்ந்து பேசும் மீட்டிங் 20 நிமிடங்கள் நடக்கிறது என்று வைத்துக்கொண்டால் அதையே நின்றுகொண்டு நடத்தும்போது 7 நிமிடங்கள் குறைகிறது. இதனால் வருடத்திற்கு 350,000 நிமிடங்கள் மிச்சம். ஆக வருடத்திற்கு கம்பெனி சேமிப்பது 6,000 மணி நேரம். அந்த நேரத்திற்கான சம்பளம், டீ, காபி, ஸ்நாக்ஸ் கணக்கு போட்டுப் பாருங்கள், வயிறு எரியும்!

ஒரு நாளைக்கு சராசரியாக ஒன்பது மணி நேரமாவது அமர்ந்திருக்கிறோமாம். அதை கொஞ்சம் குறைப்பதற்காகவாவது நின்று கொண்டு மீட்டிங் நடத்துங்களேன். என்ன குறைந்துவிடப் போகிறது. மீட்டிங் என்றால் அங்கு சீட்டிங் இருக்கவேண்டும் என்று அவசியமில்லையே. அது மட்டுமல்ல, நின்றுகொண்டு பேசும் போது நம்மை அறியாமலேயே ‘பவர் போஸ்’ நிலையில் இருக்கிறோமாம். ‘நிற்பது எத்தனை மன அழுத்தத்திலும் மூளை சரியாக வேலை செய்ய உதவுகிறது’ என்கிறார் ‘ஹாவர்ட் பல்கலைக்கழக’ உளவியலாளர் ‘ஏமி குட்டி’. எல்லா மீட்டிங்கையும் நின்றுகொண்டு பேச முடியாது தான். ஆனால் முடியும் போதெல்லாம் நின்றுகொண்டு பேசும் மீட்டிங் நடத்த முடியுமா என்று பாருங்கள். முடிந்தால் ஆபீசில் சேர்கள் இல்லாத மீட்டிங் ரூம் ஒன்றை நிர்மானித்து சின்ன மீட்டிங்குகளை அங்கு நடத்துங்கள்!

மீட்டிங் என்பது மினிட்ஸ் எடுக்க நேரத்தை விரயமாக்கும் வழி என்று வேடிக்கையாக கூறுவார்கள். இனியும் அந்த அவலத்தை ஆபிஸில் நடத்தாதீர்கள். இதுவரை வீணாக்கிய நேரம், விரயமாக்கிய பணம், விட்ட கொட்டாவி போதும்!

satheeshkrishnamurthy@gmail.com